Chi vuole far valere un documento italiano all'estero oppure un documento che proviene dall'estero per l'Italia, oppure ancora un documento che proviene da un consolato estero ma su territorio italiano, deve validarne l’autenticità.
A seconda della necessità, della lingua di traduzione e/o del Paese di destinazione può essere necessaria la traduzione giurata (o asseverata), un'altra certificazione denominata apostille, prevista dalla Convenzione dell'Aja (se lo Stato ha aderito a tale convenzione), o la legalizzazione del documento.

TRADUZIONE GIURATA

I documenti fatti all'estero, che devono valere in Italia, devono anche essere tradotti in italiano.
La traduzione giurata è una procedura che attesta ufficialmente la corrispondenza tra un documento originale e un testo tradotto. Si effettua per rendere valido all’estero un documento rilasciato in Italia oppure per utilizzare in Italia un documento rilasciato all’estero in lingua originale.
Il traduttore deve recarsi in Tribunale con un documento valido d’identità e con la traduzione cartacea da giurare.
Il traduttore può essere:

• un traduttore madrelingua (che può essere la persona stessa che ha tradotto il documento)
• una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’albo dei consulenti tecnici presso il Tribunale di competenza
• una figura professionale (traduttore, interprete, perito o altro) iscritta all’Associazione Periti ed Esperti della Camera di Commercio dell’Industria e dell’Artigianato competente

Il traduttore, utilizzando uno specifico verbale di asseverazione, firma la propria traduzione giurata assumendo civilmente e penalmente la responsabilità della traduzione stessa.

Non esiste una competenza territoriale e il giuramento può essere effettuato in qualunque Tribunale su tutto il territorio nazionale.

COMUNITÀ EUROPEA

Dal 16 febbraio 2019 è entrata in vigore la modifica al Regolamento Europeo (UE) 1024/2012 che promuove la libera circolazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione Europea.
Per i Paesi della Comunità Europea è venuto meno l'obbligo di fornire in tutti i casi una copia autenticata e una traduzione asseverata dei documenti pubblici. Se il documento pubblico non è redatto in una delle lingue ufficiali dello Stato membro che lo richiede, i cittadini possono chiedere alle autorità competenti del proprio Paese un modulo standard multilingue, disponibile in tutte le lingue ufficiali dell'UE, che viene allegato al documento pubblico per evitare i requisiti di traduzione.
Per maggiori informazioni, è possibile consultare il link Documenti pubblici Comunità Europea

LEGALIZZAZIONE

La legalizzazione è un requisito essenziale perché un cittadino straniero possa far valere in Italia un documento proveniente dal Paese estero di origine o di stabile residenza.
L'istituto della legalizzazione di documenti (D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445) ha la funzione di attribuire validità al documento secondo la legge italiana allo scopo di verificare che l'atto sia stato formalizzato nel rispetto della legislazione del Paese straniero in cui è stato formato, e che sia stato rilasciato da parte dell'ufficio competente, ma non ha nessun tipo di controllo in merito al contenuto dell’atto e alla sua legittimità.
La legalizzazione consiste praticamente nell’apposizione di un timbro, sull’originale dell’atto da legalizzare, che attesta ufficialmente:

• la qualifica legale del pubblico ufficiale che ha firmato l’atto
• l’autenticità della sua firma

Nella legalizzazione devono essere indicati il nome e il cognome di colui la cui firma va legalizzata. Il pubblico ufficiale legalizzante deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio nome e cognome, la qualifica rivestita e apporre la propria firma per esteso e il timbro dell'ufficio.

I documenti da legalizzare, se redatti in lingua straniera, devono essere accompagnati dalla loro traduzione in lingua italiana, certificata come conforme al testo straniero, ad opera della competente Autorità diplomatica o consolare italiana, ovvero da un traduttore ufficiale accreditato dal Consolato italiano del Paese d'origine, o di stabile residenza del cittadino straniero.

Autorità competenti alla legalizzazione degli atti

Le firme su atti e documenti formati in un Paese estero, da far valere in Italia, devono essere legalizzate dalle Rappresentanze diplomatiche o consolari italiane di quel Paese (art.33, comma 2, D.P.R. n. 445/2000).
Nel caso in cui l’atto venga rilasciato da un’Autorità diplomatica o consolare estera che ha sede in Italia, deve essere legalizzato dal Prefetto nella cui circoscrizione si trova l’Autorità estera stessa (art. 33, comma 4, D.P.R. n. 445/2000 e Circolare MIACEL 26 marzo 2001).

Atti soggetti a legalizzazione

Gli atti soggetti a legalizzazione sono gli atti dello stato civile, dell'anagrafe e gli atti pubblici formati in uno Stato che devono essere prodotti nel territorio di un altro Stato. Per “atto straniero” si intende l'atto redatto e compilato all'estero da Autorità straniere, anche se in lingua italiana.

Casi di esenzione dalla legalizzazione

L'obbligo della legalizzazione viene meno in alcuni casi stabiliti da leggi o accordi internazionali.
Particolarmente significativa, in merito, è la Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, ratificata dall’Italia con la legge 20 dicembre 1966 n. 1253, relativa all’abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri.

Le Convenzioni in vigore che rendono la legalizzazione non necessaria sono:

• Convenzione per il rilascio gratuito e la dispensa da legalizzazione di atti dello stato civile (Lussemburgo, 26/09/1957)
• Convenzione riguardante l'abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri (L’Aja, 05/10/1961)
• Convenzione Europea (Londra, 07/06/1968)
• Convenzione sulla dispensa dalla legalizzazione per taluni atti e documenti (Atene, 15/09/1977)
• Convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli stati membri delle comunità europee (Bruxelles, 25/05/1987)

Per controllare se il proprio Paese di appartenenza rientra in una di queste Convenzioni, è possibile consultare la Banca Dati ITRA, un vero e proprio archivio elettronico dei trattati e delle convenzioni internazionali vigenti, curato dal Ministero degli Affari Esteri italiano.

L'apostilla

Gli Stati che aderiscono alla Convenzione dell’Aja sostituiscono la legalizzazione con l’apposizione della cosiddetta apostilla. Quest’ultima consiste in un’annotazione, rigidamente conforme al modello allegato alla convenzione, che l’Autorità estera competente deve apporre sull’originale del certificato straniero.
L’apostilla, come la legalizzazione, ha la funzione di attestare la veridicità della sottoscrizione e della qualifica legale del pubblico ufficiale straniero che ha rilasciato il documento, nonché l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sull’atto.
L’apostilla permette quindi di evitare la legalizzazione di documenti di vario genere, ma può essere apposta esclusivamente su documenti predisposti all'estero, da Stati aderenti alla Convenzione dell’Aja, mentre i documenti eventualmente rilasciati in Italia dall'Autorità consolare dei medesimi Paesi sono soggetti alla procedura di legalizzazione presso la Prefettura competente.

Se, invece, un atto italiano deve essere usato in un Paese estero, la legalizzazione – qualora richiesta da quell’ordinamento – deve essere fatta dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto. La firma del Procuratore della Repubblica, a sua volta, viene legalizzata dal Consolato straniero in Italia nel cui àmbito risiede.
Se l’atto è rilasciato dal Comune, la legalizzazione deve essere rilasciata dal Prefetto competente per territorio.